第一步：集中
跟實體收納一樣，東西若散落在各處，不但難找且可能重複。因此一定要集中管理。
好消息是數位資料比實體物品更容易集中。
- 訂出一個 temp 資料夾，所有新取得的檔案都放在裡面。
- 訂出一個收藏的資料夾，所有檔案都應收藏在其中。
- 每天都要整理 temp 資料夾，將其歸位清空。千萬不要等到有空才整理。
第二步：去蕪存菁
就像房子的大掃除會清出許多用不到的物品，我們往往收藏了許多檔案卻從沒有開啟過。因此必須斷捨離，刪除不必要的檔案。可以問問自己：
- 現在有用到嗎？
- 將來會用到嗎？
- 網路上找得到嗎？
- 有留存的必要嗎？如收據、法律文件。
- 要留整份文件嗎？抑或只是其中的一筆知識？
第三步：命名
訂出一套命名規則：
- 開頭給予數字排序
- 底線取代空格
- 盡量是英數字
- 英數字碼數預留擴充性
- 使用關鍵字如：客戶、行動、地點、作者、格式、語言、狀態…
排序(三碼)_日期(八碼)_版本(三碼)_主題_內容_標籤(以-分隔)
001_20210423_001_會議記錄_系統需求討論_JSON-ERP-Web用過的命名放在清單，先參考清單後再命名，可以確保一致性
第四步：歸位
訂出樹狀資料夾架構，並建立索引目錄
- 不要分太多層
- 同一層必須是同一個邏輯
- 不要檔案跟資料夾混雜
- 若是專案資料夾，可加上開始日期與結束日期
依使用情形：常用（正在用）、有用到、封存
依業務邏輯：企劃、研發、財務、廣告…
依檔案類型：圖片、文件、音樂、影片
可以善用捷徑，打破樹狀限制
第五步：備份
額外備一個行動硬碟，記住額外一份才是備份
雲端也備一份（異地）
可以使用軟體工具增量備份
若容量太大可以先壓縮
第六步：使用
最主要就是查找。如果有妥善命名，搜尋排序會很容易
找檔名：Everything
找內文：DocFetcher